Du er her: Forside > Nyhetsarkiv > Nyhetssak

Nyhet

Fakturakontroll – En viktig del av avtaleoppfølgingen    

Fakturakontroll – En viktig del av avtaleoppfølgingen

28.03.2014 15.10.20 av Renate Mortensen

Sjekker du faktura før den attesteres eller anvises? – Ja, selvsagt! svarer du helt sikkert.

Bra! sier vi, men hvorfor betaler du da en høyere pris enn det som står i avtalen?

Fakturakontroll er særdeles viktig av flere grunner. Det mest åpenbare er at din enhet, din skole, din tannklinikk og hele Troms fylkeskommune kan spare store summer hvert år ved å sjekke at de innkomne fakturaer er riktig. Dessverre viser det seg at mange fakturaer blir betalt selv om vi ikke har fått avtalepris, selv om fakturaene ikke er riktig merket, selv om fakturaene inneholder andre typer feil. De blir attestert og anvist og til slutt betalt uten at de er kontrollert.

 

Vi får inn mange fakturaer som ikke er iht. krav til merking, innhold og format. Disse må behandles manuelt og gir en betydelig økning i kostnader. Meld fra til leverandør i brev som er utformet av økonomisenteret og be de rette opp i feilene før neste faktura sendes ut.

Det har også vært tilfelle der fakturasum i Agresso ikke samsvarer med fakturasum på fakturaen. Vær obs på at det er beløpet du ser i Agresso som overføres til leverandør.

 

Hva skal sjekkes på en faktura og hvem har ansvar for dette?

·         Attestant og anviser har ansvar for å kontrollere at:

o   Varene leveres iht. betingelsene i avtalen.

o   Vi har fått riktig enhetspris og totalpris (Sjekkes mot prislister på IDA)

o   Vi har mottatt alle varene som står på faktura og i riktig mengde

o   Vi ikke har fått frakt (skal alltid inngå i enhetspris)

o   Vi ikke har fått gebyrer som toll, valutajustering, avgifter av ulik karakter mm.  

o   Det er likhet mellom fakturasum i Agresso og i selve fakturaen.

 

·         Leverandøren har ansvar for at:

o   Fakturaen har riktig innhold, format og merking iht. de krav vi har satt.

o   Fakturaen har rett mengde og pris

o   Faktura er sendt til riktig adresse.

 

 

Dersom dere oppdager avvik på fakturaen anbefaler vi at dere straks forsøker å løse det direkte med leverandør for å unngå purregebyr. Send gjerne en mail, med kopi til innkjøpstjenesten. Skriftlig dokumentasjon er viktig dersom eventuelle tiltak må iverksettes av innkjøpstjenesten på et senere tidspunkt.

 

(Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net)

Stikkord: Fakturakontroll Avtaleoppfølging

Skriv ut print
rating


  Kommentarer

Det er ingen kommentar. Skriv den første kommentaren ...

Ditt navn
E-post
Nettsted
Tittel
Kommentar