Du er her: Veileder > Anskaffelsesprotokoll

Anskaffelsesprotokoll

 

Anskaffelser under kr 100 000

Forskriften påbyr ikke at det skal skrives anskaffelsesprotokoll for anskaffelser under kr 100.000,-, men vesentlige forhold og beslutninger i anskaffelsesprosessen må for alle tilfelle kunne dokumenteres. Det må også kunne dokumenteres at lovens krav om konkurranse er oppfylt. En enkel måte å dokumentere dette på er å opprette en perm hvor alle slike anskaffelser arkiveres, eventuelt man bruker en enkel protokoll.

 

Det er ikke pålagt at det skal opprettes eget saksnummer i sak-arkivsystemet på anskaffelser under kr 100.000,-.

 

Anskaffelser over kr 100 000

For alle anskaffelser over kr 100.000,- skal det

·         opprettes saksnummer i EDB Sak & Arkiv, og

·         føres anskaffelsesprotokoll (jf FOA § 3-2)

 

Anskaffelsesprotokollen skal inneholde alle hendelser og skriv gjennom hele anskaffelsesprosessen frem til avtale er inngått eller konkurransen er avlyst. Anskaffelsesprotokollen skal oppbevares i arkivet når prosessen er over. Det innebærer at arkivmappa kun vil inneholde anskaffelsesprotokollen og kontrakt, ingen løse brev eller dokumenter. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.

 

***

 

For at protokollplikten skal kunne etterleves best mulig er det gjort tilgjengelig enkle skjemaer som kan benyttes. Disse kan brukes i visshet om at de tilfredsstiller forskriftens krav.

 

Protokoll for anskaffelser mellom kr 100.000 og nasjonal terskelverdi

 

Protokoll for anskaffelser over nasjonal terskelverdi

 

Protokoll for anskaffelser over nasjonal terskelverdi (fra FAD)

 

 

 ***

 

Ny rutine for arkivering av anskaffelsesprotokoll

Innkjøpstjenesten og arkivavdelingen har blitt enige om nye rutiner for arkivering av anskaffelsesprotokoll på ESA. 

Rutine for arkivering av anskaffelsesprotokoll i ESA

 

 

 

 

 

 (Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net)