Du er her: Veileder > Hvordan foreta en anskaffelse > mellom kr 100 000 og nasjonal terskelverdi

 

Fremgangsmåte for anskaffelser med verdi mellom 100 000 og nasjonal terskelverdi

 

For alle anskaffelser over kr 100.000,- skal det for Troms fylkeskommune opprettes saksnummer i sak-arkivsystemet (ESA), hvor alle dokumenter i prosessen skal tilknyttes.

 

Fremgangsmåte:

Anslått verdi

Start med å gjøre et overslag over anskaffelsens antatte verdi ekskl. mva. Husk at verdi av opsjoner skal være med i beregningen av anskaffelsen verdi. Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse i den hensikt å omgå regelverket, for eksempel i den hensikt å komme under terskelverdien(e).

LOA § 4

Selv om verdien av anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi, og anskaffelsen derfor ikke er underlagt forskriftens prosedyrekrav så er den underlagt loven. LOA § 4 er sentral for alle anskaffelser, og stiller krav om ikke-diskriminering eller forskjellsbehandling, objektivitet, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.

Anskaffelsesprotokoll

Det skal føres anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100.000,-. For anskaffelser mellom 100.000,- og nasjonal terskelverdi er det tilstrekkelig med en forenklet protokoll, jf FOA vedlegg 4. Mal for denne finnes her.

Konkurransedokumenter

Utarbeid kravspesifikasjon/forespørselsgrunnlag, samt eventuelt pristilbudsskjema.

Innhent tilbud

Kontakt minimum tre (fortrinnsvis skriftlig e-post, eventuelt muntlig, annet). For leverandører som ønsker å levere tilbud, be om attester for betalte skatter og avgifter (maksimalt 6 måneder gamle), eventuelt referanser osv. Dette skal dokumentere at tilbyder er kvalifisert til å oppfylle en avtale. Dette kan du be om før (såkalt prekvalifisering) eller samtidig med inngivelse av tilbud.

Kravspesifikasjon – og eventuelt tilbudsskjema

Kravspesifikasjonen skal utdype vårt behov og fortelle tilbyderne hva vi er ute etter, hvordan vi vil vurdere innkomne tilbud, og hva tilbyder kan gjøre for å ha en mulighet til å vinne konkurransen. Kravspesifikasjonen bør inneholde:

a)               Hva anskaffelsen gjelder

b)               Anslått mengde og omfang

c)               Avtaleperiode og eventuelle opsjoner (prolongeringsmuligheter)

d)               Tilbudsfrist

e)               Eventuell vedståelsesfrist

f)                Minimumskrav til for eksempel

- kvalitet på produkt og/eller tjenesten – service

- leveringstid – garanti

- opplæring – installasjon

g)               Tildelingskriterier, for eksempel

- pris – leveringstid (ut over minimumskravene)

- kvalitet (ut over minimumskravene) – opplæring osv

 

I kravspesifikasjonen, eller i et eget forhåndsdefinert Tilbudsskjema, anbefales å forklare leverandør hvordan tilbudet skal inngis (gjøre at tilbudene blir sammenlignbare og enklere å evaluere, samt at vi sikrer forutberegnelighet og likebehandling). For eksempel at tilbyder må

- beskrive og dokumentere hva som inngår i tildelingskriteriene

- fylle ut et tilbudsskjema med pris, leveringstid osv.

Gyldig signatur

Tilbud skal være underskrevet av tilbyder

Eventuell tilbudsåpning

Det stilles krav om skriftlig sikring av de vurderinger, og den dokumentasjon, som har betydning for gjennomføring av konkurransen, og derfor anmodes det om å gjennomføre formell tilbudsåpning. For å ivareta hensyn til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, samt praksis i KOFA, er det hensiktsmessig å føre utfyllende åpningsprotokoll.

Valg av leverandør

Evaluer tilbudene ut fra kriteriene de konkurrerer på. Valg av leverandør må begrunnes. Begrunnelsesplikten skal ivareta de grunnleggende prinsippene i LOA § 5, og bidra til at leverandørene føler seg trygge på at du har opptrådt korrekt i forhold til regelverk og prosedyrer.

Kontrakt

Lag en avtale for signering, for eksempel: bruk Konkurransegrunnlaget + Tilbudet + lag en forside (mal finnes på Innkjøpstjenestens sider) som forteller hva avtalen går ut på og som signeres av begge parter.

 

Beste praksis

 

Eksempler på relevant anskaffelse for varer mellom kr 100.000 og nasjonal terskelverdi:

 

Elektroniske ordbøker

Grunndokument

Kravspesifikasjon

Kommentar- og responsskjema

Alminnelige kontraktsvilkår

Spesielle kontraktsvilkår

Pristilbudsskjema

Virksomhetsoversikt

 

Eksempler på relevant anskaffelse for tjenester mellom kr 100.000 og nasjonal terskelverdi:

 

Intern postbehandling

Grunndokument

Kravspesifikasjon

Pris- og tilbudsskjema

Alminnelige kontraktsvilkår

Spesielle kontraktsvilkår

HMS - egenerklæring

Informasjon vedrørende innsynsbegjæringer

 

 

(Det presiseres at innkjøpsfaget er i stadig endring og under stadig evaluering. Følgelig er vår beste praksis kun å betrakte som veiledende eksempler. Våre maler (konkurransedokumenter) vil ajourføres og i form være mest oppdatert.

Kontakt innkjop@tromsfylke.no ved behov.)